Quantcast

Wednesday, December 21, 2016

#Leadership: Delegasi

5ceaac6af5b024703eedb0778309d91f
Kemarin saya sempat membaca sebuah artikel tentang delegasi tugas dalam manajemen yang dituliskan oleh seorang pimpinan sebuah perusahaan ternama di Amerika. Artikel yang dia tulis cukup singkat namun menarik perhatian saya karena saya sendiri mengalami kondisi tersebut bahkan beberapa waktu lalu baru saja terjadi.

Sebagai informasi, saya telah bekerja sebagai seorang manager/director di sebuah tempat kursus bahasa Inggris yang ternama selama kurang lebih 4 (empat) tahun, dimana dalam rentang waktu tersebut sudah pasti banyak pahit manis yang telah dialami. Artikel yang saya tuliskan ini bukan untuk mereka yang telah memiliki pengalaman lebih lama dari saya, tapi tentunya akan memberikan sudut berpikir yang bagus bagi anda yang baru saja memulai karir sebagai seorang manager atau director atau team leader.

Setiap manajer yang berhasil mengetahui bahwa untuk memperoleh hasil yang maksimal mereka harus melakukan yang terbaik, ini sudah menjadi rumusan pasti, terutama dalam mendelegasikan tugas. Kenyataannya ternyata ada banyak manager, director, team leader yang tidak melakukan pendelegasian tugas atau justru melakukan pemberian tugas dengan cara yang buruk atau salah. 

Jadi saya akan menyebutkan 4 alasan dasar kenapa mereka yang berada dalam level manajerial ini tidak mendelegasikan tugas kepada bawahan, sbb:

1. Takut
Anda mungkin tidak menyangka bahwa kata takut akan berada pada daftar paling atas, tapi memang mengejutkan, bahwa ketakutan adalah faktor yang sangat besar dan sering terjadi. Dan saya membagi menjadi 2 versi ketakutan dalam pendelegasian tugas.

Manager, team leader atau director yang takut mendelegasikan tugas, mengkhawatirkan bahwa orang yang diserahkan penugasan atau menerima tanggung jawab akan melakukan tugas tersebut secara tidak baik atau justru sebaliknya, mereka akan melakukan lebih baik dari yang para pimpinan mereka lakukan sehingga para pimpinan akan terlihat buruk.

Jika anda seorang pimpinan di sebuah perusahaan, perusahaan apapun itu, tanyakan pada diri anda, ketakutan yang muncul adalah nyata atau hanya dibuat-buat? Jika reputasi personal anda yang dianggap lebih penting, maka ketakutan anda dikendalikan oleh egosentris pribadi anda.

Seorang pimpinan bagaimanapun akan tetap menerima akibat dari setiap pekerjaan yang didelegasikan, entah berakhir baik atau buruk. Yang paling penting adalah bagaimana anda melakukan kontrol dan pengawasan terhadap proses pengerjaan tugas. Asistensi dari anda tentunya akan memberikan anda ruang kendali tersendiri atas pikiran anda, anda dapat mengontrol ketakutan dan mengubahnya menjadi sesuatu yang lebih positif.

Jika bawahan anda terlihat lemah, awasi mereka, kontrol dan berikan saran dan masukan. Ikuti Key Performance Indicator dan SOP yang ada. Namun jika dengan kondisi seperti itu bawahan anda masih belum dapat mengerjakan tugas dengan baik, anda harus mempertimbangkan mengenai kepantasan orang tersebut bekerja di level tersebut dibandingkan dengan tugas yang diberikan, apakah terlalu berat, atau memang secara keahlian masih belum mencukupi. Anda bisa menentukan akan memberikan asistensi tambahan berupa pelatihan keahlian tertentu, atau membantunya mengerjakan tugas tersebut bersama. Dan saya ingatkan, ini seharusnya sudah menjadi bagian dari tugas anda sebagai seorang pimpinan terhadap bawahan. Namun jika ternyata pendelegasian terhubung dengan tenggat waktu yang sudah dekat, anda mungkin harus berpikir untuk memberikan tugas tersebut kepada orang lain yang lebih mampu.

Sebaliknya, jika pekerja anda ternyata memiliki kemampuan yang bagus dan pada akhirnya bisa mengerjakan tugas bahkan dalam tekanan sekalipun, jika anda sudah melakukan asistensi dengan baik, seharusnya anda sudah tidak perlu lagi merasa takut terlihat lemah. Jika masih muncul ketakutan, ada yang tidak beres dengan pikiran anda, saya pikir, sudah waktunya berbenah. 
 
2. Tidak tahu cara mendelegasikan tugas
Mengejutkan, banyak pimpinan ternyata tidak tahu bagaimana cara mendelegasikan tugas. Mungkin karena mereka tidak pernah melihat pendelegasian dilakukan secara efektif sebelumnya. Terlihat seperti pendelegasian yang rumit dan detail sehingga mereka tidak dapat melihat kesempatan yang ada di depan mereka.

Mendelegasikan tugas dapat melalui diskusi secara langsung, mengirimkan surat elektronik kepada orang yang bersangkutan (yang mendapatkan tugas dan jika terdapat pengawas diatasnya atau rekan kerja yang memiliki level yang sama), melalui surat perintah tugas/delegasi, dst.

Pendelegasian yang baik sebaiknya harus dengan tercatat baik melalui surat maupun email tidak hanya melalui ucapan secara langsung kepada bawahan. Hal ini akan mempermudah bagi pimpinan untuk melakukan kontrol terhadap perkembangan pelaksanaan tugas.
 
3. Bermain aman
Anda mungkin sudah pernah mengalami hal ini, pun sama dengan saya. Terkadang saya berpikir bawahan saya cukup lambat dalam menyelesaikan tugas yang saya delegasikan, karena tidak sabar, saya akhirnya mengerjakan tigas tersebut. Terkadang hal tersebut bisa jadi benar, bisa juga jadi sangat salah. Kita terkadang lebih baik dalam beberapa hal dibanding orang lain. Pimpinan yang mencoba untuk menguasai segala pekerjaan dan keahlian adalah yang berpikir mereka bermain dengan aman. Kenyataannya, mereka mungkin telah menurunkan motivasi tim kerja dibawahnya. Saya kira, sebagai pimpinan saya atau anda dituntut untuk dapat memberikan motivasi kepada bawahan agar nyaman dalam bekerja, namun tetap produktif. 

Berdasarkan pengalaman pribadi saya tentunya menyenangkan bagi diri sendiri, seolah mempermudah dan membantu diri sendiri, karena saya sulit untuk mempercayai lagi bawahan yang sudah pernah gagal menjalankan tugas yang pernah saya berikan sebelumnya.

Seberat atau sekompleks apapun, tetap lakukan pendelegasian tugas, pertama, apalagi jika tugas tersebut adalah sudah menjadi bagian dari pekerjaan mereka, dan sebenarnya oleh karena itulah mereka bekerja di perusahaan anda. Kedua, sebagai pimpinan, anda juga memiliki tugas-tugas lain yang harus anda kerjakan, anda tentunya menjadi lebih produktif. Dengan pengawasan dan kontrol, maka sebenarnya perusahaan secara keseluruhan pun menjadi lebih produktif dan disinilah titik aman itu sendiri, tetap delegasikan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka. Tentunya anda tidak mau tugas anda terbengkelai karena anda mengerjakan tugas bawahan anda kan, mari bermain dengan aman.
 
4. Menghabiskan waktu
Oke, mari kalau boleh jujur. Mendelegasikan tugas, memang memakan waktu. Bagaimanapun, delegasi adalah investasi waktu itu sendiri. Artinya, jika satu tugas bisa didelegasikan ke orang lain, manajer akan bisa mengerjakan tugas lainnya dan tetap membawa perusahaan secara produktif.

Anda harus tetap tampil prima untuk tetap produktif, dan hal tersebut adalah kata kunci untuk membawa tim anda untuk berhasil.

Saya merasakan benar ketika bawahan saya mengalami perubahan karena turn over yang terjadi berkali-kali, ganti sana sini dan dalam waktu yang kadang klritis, pada saat perusahaan sedang promosi atau sedang dalam kondisi sangat membutuhkan tenaga ekstra. Dengan adanya tim baru yang masuk, masa transisi, masih probation, masih hijau, kemampuan yang belum dilapisi dengan pengalaman, rasanya sulit untuk mempercayakan bahkan untuk 30% saja, dan akhirnya takut tetap saja menghabiskan waktu karena harus melakukan pengawasan, training lagi dan lagi, berikan advice di sana-sini. Ohh tidak…

Mempercayakan dengan tetap mengontrol dan memberikan pengawasan akan tetap menjadi jalan dan solusi terbaik saat ini dalam hal memandaatkan waktu dengan baik dan tepat.

Nah, saya kira itu yang dapat saya sampaikan dalam tulisan kali ini. 

Saran lain saya, banyak membaca artikel yang dituliskan oleh para top CEO atau pimpinan berpengalaman yang lain melalui artikel di website mereka, mengikuti pelatihan manajerial (management), dan banyak praktik di lapangan akan sangat membantu kita semua untuk dapat menjadi top pimpinan nantinya. Di perusahaan apapun, sumber daya manusia selalu menjadi tantangan tersendiri bagi para pimpinan dalam menjalankan operasional perusahaan. 

Dengan menjadi seorang delegator yang baik, sebenarnya anda justru belajar menjadi seorang pelatih, pemandu bakat, motivator sekaligus pengawas yang akan membantu bawahan anda mencapai kesuksesan. Definisi sukses bagi saya adlaah ketika anda dapat membantu bawahan anda berhasil, dan saya masih tetap meyakini hal tersebut. 


Selamat membaca dan menjadi pimpinan hebat di masa mendatang.
































0 komentar:

Post a Comment

Terimakasih telah berkomentar dengan santun. Maju Blogger Indonesia

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | SharePoint Demo